Le développement des technologies, et notamment de la biométrie, facilite les contrôles de l’accès aux locaux et des horaires mais permet aussi de collecter bien plus d’informations sur les personnes concernées. Des limites à leur utilisation sont donc indispensables pour préserver les droits et libertés de chacun.

Objectifs de ces contrôles

L’employeur peut mettre en place des outils – y compris biométriques – de contrôle individuel de l’accès pour sécuriser :

• l’entrée dans les bâtiments,
• les locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation,
• gérer les horaires et le temps de présence des employés.

Protection de la vie privée

Le système mis en place ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux. Le dispositif ne doit pas entraver la liberté d’aller et venir des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat, ou être utilisé pour contrôler le respect de leurs heures de délégation.

Qui peut accéder aux données ?

Les informations ne sont accessibles qu’aux membres habilités des services gérant le personnel, la paie, ou la sécurité. L’employeur doit prévoir des mesures pour assurer la sécurité des informations concernant ses salariés et éviter que des personnes qui n’ont pas qualité pour y accéder puissent en prendre connaissance. Ainsi, il doit prévoir des habilitations pour les accès informatiques avec une traçabilité des actions effectuées (savoir qui se connecte à quoi, quand et pour quoi faire).

Quelle durée de conservation ?

• Les données relatives aux accès doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement.
• Les données utilisées pour le suivi du temps de travail, y- compris les données relatives aux motifs des absences, doivent être conservées pendant 5 ans.

 L’information aux employés

Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de contrôle des horaires ou d’accès aux locaux.

Chaque employé doit être notamment informé :

• des finalités poursuivies,
• des destinataires des données issues du dispositif,
• de son droit d’opposition pour motif légitime,
• de ses droits d’accès et de rectification.

Cette information peut se faire au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service, par exemple.

Quels recours ?

En cas de difficulté, vous pouvez saisir :

• le service des plaintes de la CNIL,
• l’inspection du Travail,
• le procureur de la République.

Informations sur http://www.cnil.fr/